Single Vendor Vs. Multi-Vendor: Sebuah Pilihan Strategis

Oleh

Jana Hermawan

NIM 23208079

 

Di era digital yang sangat kompetitif sekarang ini, telah terjadi perubahan yang sangat pesat yang dipengaruhi oleh kemajuan dalam bidang teknologi komunikasi dan informasi (information and communication technology). Hal ini mendorong organisasi baik di pemerintahan maupun swasta untuk dapat memanfaatkan kemajuan teknologi ICT tersebut dalam memberikan pelayanan yang terbaik bagi masyarakat ataupun pelanggannya.

Penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan menjadi sangat penting dengan asumsi bahwa teknologi Informasi  dapat memberikan keuntungan strategis  dalam penyelesaian pekerjaan, meningkatkan kualitas dan produktifitas, meningkatkan kecepatan pelayanan, meningkatkan mutu pelayanan konsumen,  mempermudah komunikasi dan kerjasama, dan  juga memperbaiki suatu proses bisnis.

Suatu organisasi,  baik pemerintah maupun swasta,   tentunya menginginkan adanya sistem teknologi informasi yang handal yang dapat memberikan keuntungan yang maksimal.  Untuk mendapatkan hasil yang maksimal tersebut, suatu organisasi suatu saat diharuskan untuk memilih apakah sistem informasi yang akan digunakan adalah strategi menggunakan single vendor atau multivendor. Single vendor yang dimaksud disini adalah penyediaan barang ataupun jasa baik berupa aplikasi (software)  dan juga hardware suatu sistem informasi dengan menggunakan jasa satu penyedia (vendor) saja, sedangkan pada multivendor, aplikasi dan hardware sistem informasi didapatkan dari satu atau lebih vendor.

Tentunya untuk mampu mengambil keputusan yang tepat apakah menggunakan single vendor ataupun multi-vendor, diperlukan berbagai pertimbangan-pertimbangan yang menjadi dasar pengambilan keputusan yang sangat penting ini. Diharapkan keputusan yang diambil akan menguntungkan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

Sebelumnya mari kita lihat keuntungan dan kerugian dari single vendor dan multi-vendor sebagai berikut:  

1.              Lebih sederhana dan mudah dalam pembuatan kontrak kerja.

2.              Users dan Pengelola IT tidak terlalu sulit untuk menggunakan dan menangani sistem yang single culture.

Kerugian single vendor: 

1.      Ketergantungan kepada  satu vendor/provider (tidak banyak pilihan untuk merubah sistem)

2.      Pemilihan singlevendor yang tidak tepat akan menimbulkan inefisiensi dan juga kegagalan di dalam sistem.

3.      Kontrol terhadap sistem baik aplikasi dan hardware lebih besar berada pada vendor  yang menjadi penyedia.

4.      Bila terjadi pemutusan supply chain dari vendor yang kita gunakan, akan berisiko   terhentinya operasi sistem informasi yang dimiliki.

5.      Terdapat persaingan yang tidak sehat, karena single vendor  cenderung untuk tidak “menerima” vendor dari luar.

Keuntungan multi-vendor:

1.      Lebih banyak expert yang dapat menangani pekerjaan dalam konsentrasi keahlian yang berbeda;

2.      Perusahaan mempunyai kontrol yang lebih besar dan dapat mengelola berbagai vendor;

3.      Dapat mengurangi resiko kerugian yang lebih jauh akibat satu vendor;

4.      Mendukung adanya persaingan yang sehat dengan menawarkan inovasi dan opportunities;

5.      Dapat memberikan potensi penghematan dengan memilih pilihan outsourcing  vendor

Kerugian dari multi-vendor:

1.      Kompleksitas dan keragaman sistem memerlukan sumber daya manusia yang mampu beradaptasi dengan berbagai sistem yang berbed-beda.

2.      Dokumen kontrak lebih kompleks karena melibatkan berbagai pihak.

3.      Kehandalan aplikasi dan peralatan sangat tergantung dengan pilihan yang tepat berbagai macam produk yang dipilih.

Setelah mengetahui keuntungan dan kerugian dari pemilihan kedua pemilihan vendor tersebut, kita dapat dahulu karakteristik organisasi  yang kita miliki dan juga potensi-potensi yang ada.  Terdapat beberapa faktor yang dapat menjadi pertimbangan yaitu:

1.      Business continuity. Apabila perusahaan kita termasuk perusahaan yang sangat tergantung kepada kehandalan sistem (seperti bank, pusat data, rumahsakit dll.) tentunya pertimbangan penggunaan single vendor atau multi vendor tergantung kepada kehandalan dan kekhususan aplikasi dan perangkat yang akan digunakan. Pilihan vendor tertentu baik single maupun multi vendor dapat dipilih dengan pertimbangan sofware dan hardware yang ditawarkan vendor dikenal reliable untuk menjaga kelangsungan proses bisnis.  

2.      Kemampuan sumber daya manusia (SDM). Suatu organisasi perlu mengetahui kesiapan pegawai yang akan mengelola (administrator) dan menggunakan (users) sistem  teknologi informasi. Kemampuan SDM  memberikan sedikit banyak masukan untuk menentukan vendor mana yang dapat dipilih. Pada single vendor aplikasi dan hardware yang familiar akan lebih mudah dipergunakan, selain itu SDM yang lebih mengenal single culture akan lebih mudah untuk mengelola dan menggunakan sistem informasi yang single vendor.

3.      Kemampuan financial. Sebuah perusahaan tentunya mempunyai kemampuan finansial yang berbeda-beda. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dengan cashflow yang baik tentunya dapat menggunakan jasa multi vendor dengan catatan bahwa perusahaan tersebut dapat memberikan training dan pengenalan pada berbagai sistem multi vendor kepada karyawannya. Sebaliknya sebuah perusahaan dapat memilih menggunakan single vendor yang menawarkan aplikasi dan hardware sistem yang handal namun relatif lebih mahal  sebagai mitigasi resiko kerugian yang lebih besar apabila terjadi system failure.

4.      IT Security.  Pertimbangan keamanan menjadi fokus yang penting apabila institusi yang anda kelola adalah sangat memerlukan jaminan kerahasiaan dan keamanan (seperti Bank, Financial Securities dll).  Dengan semakin marak dan berkembangnya cyber crime, penyebaran malware dan lain-lain, statistik di Indonesia sendiri menunjukkan angka yang cukup mengkhawatirkan, oleh karena itu banyak perusahaan  keuangan mulai secara serius untuk menangani IT security sebagai bagian yang terpenting dalam proses bisnisnya.

Untuk dapat memilih single vendor ataupun  multi vendor, terdapat beberapa tahapan dalam proses smart outsourcing, yaitu:  (1) vendor evaluation ; (2) vendor development dan (3) vendor negotiation.

Vendor evaluation atau penilaian terhadap vendor adalah tahapan yang berkenaan dengan kegiatan pencarian vendor yang sesuai,  termasuk penilaian seksama apakah pelayanan vendor masih akan tetap didapatkan di masa yang akan datang.

Pengembangan vendor merupakan kerjasama antara penyedia barang dan jasa dimana terdapat kegiatan seperti pelatihan, bantuan teknis, pengembangan infrastruktur dan prosedur transfer informasi.  Hubungan yang baik antara client dan vendor mutlak dibutuhkan untuk dapat mewujudkan suatu sisem informasi yang dapat terus berkembang,

Sedangkan negosiasi vendor memfokuskan kepada kualitas, pengiriman, dan biaya pengadaan barang dan jasa yang dilakukan. Aspek finansial, legal dan kualitas sistem informasi perlu dibahas secara terperinci untuk menghindari adanya hak dan kewajiban yang tidak terpenuhi. Demikian pula dengan hak cipta dan penggunaan dan pengembangan software/aplikasi perlu ditentukan terlebih dahulu apakah bersipat open atau tertutup.

Sekarang,  bagaimana akhirnya kita dapat menentukan vendor mana yang paling cocok untuk kita: apakah single vendor atau multi-vendor? Memang tidak ada jaminan bahwa memilih salah satu dari dua pilihan itu adalah benar karena karakteristik organisasi berbeda-beda dan mempunyai kekhususannya sendiri. Namun bila anda adalah seorang pengambilan keputusan pada perusahaan anda, ada baiknya memperhatikan berbagai faktor yang telah dibahas diatas sebagai masukan dalam pertimbangan anda.

Kenyataannya, dalam perkembangan teknologi IT saat ini,   trend strategi penggunaan multi vendor semakin banyak diminati dibandingkan dengan single-vendor. Tuntutan ini juga telah mendorong berbagai vendor kecil maupun besar untuk menyediakan jasa outsourcing multivendor yang dirancang untuk membantu perusahaan-perusahaan  untuk lebih meningkatkan inovasi, integritas dan keamanan yang lebih tinggi dari sistem teknologi informasinya. Vendor-vendor mulai pula menawarkan jasa migrasi dan juga aplikasi komunikasi antar sistem yang berbeda-beda.

Selain itu, salah satu keunggulan adanya strategi multi vendor adalah lebih bersipat responsive terhadap berbagai perubahan. Keamanan sistem IT selalu dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.  Monopolistik dalam penyediaan aplikasi dan hardware seperti yang ditawarkan single vendor cenderung tidak disukai dan lebih banyak diminati oleh perusahaan-perusahaan dengan sistem IT yang bersifat less complex . Demikian pula di sektor pemerintahan,  trend pelaksanaan e-government mulai marak dan telah memulai merintis pelelangan dengan e-procurement yang tidak memungkinkan lagi adanya monopoli dalam penyediaan barang dan jasa dan juga menciptakan suasana yang lebih kompetitif bagi para vendor.

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa, karakteristik dan kebutuhan organisasi/perusahaan  dapat menentukan apakah memilih single vendor ataupun multi vendor  karena kedua pilihan tersebut mempunyai keunggulan dan kelemahannya masing- masing.  Pilihan tersebut lebih bersifat strategis dengan menitikberatkan kepada keuntungan dan manfaat yang lebih besar dari organisasi tersebut. Namun demikian,  trend perkembangan teknologi IT dan juga kebutuhan clients mengharus vendor untuk mengubah strateginya untuk dapat melayani outsourcing vendor sebagai antisipasi terhadap berbagai perubahan yang terjadi. Sebagai akibat, pemilihan multivendor cenderung dapat  memberikan opportunities kepada suatu organisasi/perusahaan untuk dapat lebih meningkatkan kualitas dan produktifitas,  meningkatkan kecepatan pelayanan, meningkatkan mutu pelayanan konsumen,  mempermudah komunikasi dan kerjasama, dan  juga memperbaiki suatu proses bisnis, memberikan jaminan keamanan yang lebih tinggi,  dan yang terakhir,  dapat memberikan solusi dari berbagai permasalahan.

           

 Referensi:

Turban,Efraim. Information Technology for Management. Wiley International Student Version, 2008.

Rahardjo, Budi. Keamanan Sistem Informasi Berbasis Internet. PT Insan Infonesia Bandung , 2005.

Siemens IT Solution and Services . Selective Outsourcing with Multiple Providers: A Growing Trend.Norwalk,  2007(post at  http://www.usa.siemens.com/it-solutions).

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s